一、总则

第一条 为了加强学校档案工作业务建设，不断提高档案管理水平，有效保护和利用各类档案，根据教育部、国家档案局令第27 号《高等学校档案管理办法》和《广东省高等学校档案工作水平评定办法》等规章制度，结合学校实际，制定本细则。

第二条 学校档案工作是学校档案部门直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，是学校管理和服务工作的重要基础，是衡量学校管理水平的重要标志，也是评估学校全面建设的重要内容。

第三条 学校各类档案是指学校在行政工作、党群活动、教学管理、学术研究、学生工作、人事工作、财务会计、基本建设、外事往来、新闻出版、仪器设备等实践过程中形成的档案，它们是学校当前及长远具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的文件材料和历史记录。

第四条 学校档案工作部门集中统一管理全校档案，并对全校档案工作进行监督、指导和检查。

第五条 学校各部门有保护、管理和移交本部门档案的责任，以及确保学校各类档案的完整、准确和安全的义务。

第六条 学校实行立卷归档制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”：将档案工作纳入学校工作计划和规划、纳入管理制度，纳入各部门的职责范围和有关人员岗位责任制；在布置、检查、总结、考核各项工作的同时，要同步落实布置、检查、总结、考核档案工作，确保档案工作与学校其他工作的同步发展。

二、机构设置

第七条 学校档案工作由一名校领导分管，同时接受广东省教育主管部门和省档案业务部门的指导、监督与检查。

第八条 学校档案室隶属于学校办公室，学校办公室领导和管理档案室各项工作，档案室配备专职人员负责综合档案管理工作。

第九条 学校档案室的主要职责：

（一）宣传和贯彻执行国家及地方有关档案工作的法律法规。

（二）制订和组织实施学校档案工作的规章制度。

（三）规划、协调全校档案工作。

（四）指导、监督和检查学校各部门档案工作。

（五）接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管全校各类档案。

（六）编制检索工具，编研档案史料，开发档案信息资源。

（七）严格执行保密制度，负责保密资料的管理和利用等相关工作。

（八）组织实施全校档案信息化建设和电子文件归档。

（九）开展档案宣传和咨询活动，做好档案开放和利用工作。

（十）维护档案的完善与安全，做好档案的安全防范和技术保护工作。

（十一）开展专兼职档案管理人员的业务培训工作。

（十二）开展档案工作研究和业务交流活动。

（十三）发挥档案的教育职能，为学校开展教育活动服务。

（十四）确保学校把档案工作列入学校发展规划，在人员、经费、库房和设备等方面给予保证。

（十五）研究决定学校档案工作发展中的重要事宜。

（十六）完成学校交办的其他工作任务。

第十条 学校各部门确定一名负责人分管本部门的档案工作，并配备若干名兼职档案管理员，负责本部门档案材料的立卷和归档等工作。

第十一条 各部门兼职档案管理员主要职责：

（一）贯彻落实国家和地方有关档案工作的法令、政策及学校有关档案工作规章制度，制定本部门档案工作计划。

（二）做好本部门档案材料的收集、分类、立卷、归档、利用、移交等工作。

（三）做好档案信息的系统录入工作。

（四）完成有关领导交办的其他工作任务。

三、归档与接收

第十二条 学校实行部门立卷归档制度。学校综合性的材料由校长办公室负责立卷归档，其他均按职能部门负责立卷归档，涉及多个部门的材料由文件的主办部门归档，其他部门协办。

第十三条 各部门负责做好本部门实体档案盒、电子档案材料的同步归档。

第十四条学校档案室负责指导立卷工作和接收归档材料。

第十五条 档案接收必须履行档案移交手续，交接双方经核对无误，签字确认。

第十六条 学校档案室接收档案后，应及时进行分类和整理，鉴定和编目、上架和入柜。

第十七条 归档时间及要求：

（一）电子文件材料应实时归档。

（二）各部门的档案材料应当与次学年5月底前归档。

（三）科研和基建类档案须在项目完成后的三个月内归档。

（四）重大活动相关材料，由相关部门在活动结束后两个月内归档。

四、档案管理

第十八条 学校档案室应建立检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高管理水平。

第十九条 档案管理工作应逐步实现网络化、数字化管理。

第二十条 涉密档案由专人专柜专室保管，并严格按照国家《保密法》等制度进行管理。

第二十一条 建立和健全库房管理制度，严格落实“八防”,即防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施，控 制库房温度，加强档案库房的技术管理工作，保证“三铁一器”,即铁门、铁窗、铁柜，监控器，确保档案的安全。

第二十二条 研究和改进档案保护技术，对破损、褪色、霉变和散失等档案，应及时修复、复制或进行数字化处理。

第二十三条 做好组织档案的鉴定和销毁工作。对保管期限已满的档案应编制清册，报分管校领导和档案形成部门审批，销毁档案应指定专人监销，未经鉴定和批准，任何人不得销毁档案。

第二十四条 做好档案的统计工作。档案室应在每年终对档案的接收、移出和档案的管理，利用等情况进行统计。

五、档案借阅

第二十五条 借阅档案，必须办理借阅手续。档案原则上不能外借， 特殊情况下只借复印件，外借原件需部门负责领导签字，并严格限制借出时间。

第二十六条 借阅者要认真填写《档案借阅登记簿》。

第二十七条 借阅者应对档案的保密、安全和完整负责，不得涂改、圈划、批注、增删、抽页、剪裁、拆卷、摘抄、拍照等，不得把档案中的内容随意转告他人。

第二十八条 借阅和归还档案时，应办理清点手续，由档案人员与借阅者当面核对清楚。外借档案如丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。

第二十九条 外单位人员借阅学校档案，须持所在单位介绍信和本人有效证件，并办理有关手续。

六、附则

第三十条 本办法根据工作需要可另行补充。

第三十一条 本办法由学校档案室负责解释。

第三十二条 本办法自发布之日起执行。

华南农业大学珠江学院

2021年5月23日